En 2023, à la suite d’un atelier stratégique, l’Université des sciences appliquées de la Ruhr Ouest (HRW) a lancé une initiative visant à renforcer l’esprit communautaire au sein de sa cantine (Mensa). À l’heure du déjeuner, les passants intéressés par CHARM-EU sont invités à découvrir de manière informelle les tenants et aboutissants de l’Alliance afin de susciter leur envie de participer.À table.
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La « CHARM-EU Cafeteria Table » est un événement mensuel destiné à mettre en avant l’Alliance CHARM-EU, à favoriser l’intégration collaborative au sein de celle-ci et à créer des opportunités de réseautage entre ses membres. Pour organiser cet événement avec succès, il est donc important de définir des objectifs clairs : sensibiliser à l’implication de l’établissement d’origine au sein de CHARM-EU, susciter l’intérêt de nouveaux participants par le biais de discussions informelles et encourager la pratique décontractée de la langue en favorisant un cadre propice aux conversations en anglais – lalingua francaindispensable à la participation à CHARM-EU.
Dans le cas de HRW, cet événement s'adresse au personnel enseignant et administratif, qui peut ainsi en savoir plus sur les possibilités d'échange proposées par CHARM-EU, ainsi qu'aux étudiants susceptibles de bénéficier de ses programmes internationaux. Organisée dans la cantine centrale de l'université, la « Cafeteria Table » dure environ une heure et s'inscrit dans le cadre de fêtes culturelles ou de journées internationales, qui servent de fil conducteur thématique aux discussions. La session reste toutefois flexible, les questions et les centres d'intérêt des visiteurs orientant la conversation.
Pour attirer des participants, l’expérience montre que la promotion est essentielle. Une option consiste à faire la publicité de l’événement sur les supports d’affichage du campus, tels que les écrans numériques et les affiches, ainsi que par le biais de plateformes internes comme les e-mails, les newsletters et les sites web ; une autre consiste à susciter un bouche-à-oreille positif parmi le personnel et les étudiants. Réserver un emplacement central à la cafétéria pourrait s’avérer crucial pour la visibilité, et des supports tels que des flyers, des bannières, des codes QR et des articles à l’effigie de CHARM-EU peuvent contribuer à attirer l’attention sur le stand. La présence de représentants locaux ou de CHARM-EU en visite permettra alors de garantir que les discussions restent ciblées et instructives.
Il est également essentiel de veiller à ce que l'événement soit inclusif et accessible. Pour ce faire, on peut notamment proposer une offre alimentaire variée, permettre aux participants de s'exprimer dans leur langue locale s'ils ont des difficultés avec l'anglais, et choisir un lieu de restauration facilement accessible à tous les participants potentiels.
En somme, l'organisation d'une table « CHARM-EU Cafeteria » offre aux universités une excellente occasion d'encourager la participation, de promouvoir les activités de CHARM-EU et de créer un espace convivial propice à la pratique des langues et au réseautage informel.
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Affiche – Renforcer les communautés au sein de CHARM-EU
Présentation du tableau figurant dans le portefeuille de diffusion interne de CHARM-EU
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| Étape | Action | Qui devrait participer à l' ? | Guides CHARM-EU / Assistance « » |
|---|---|---|---|
| 1 | PHASE DE PRÉPARATION Planification – Choisir les dates, les horaires et les lieux accessibles à tous afin d’optimiser la fréquentation potentielle. – Assurer la coordination avec le personnel de la cantine pour réserver un emplacement bien en vue et, le cas échéant, prévoir des options de restauration. – Vérifier la disponibilité des membres de l’équipe CHARM-EU pour tenir le stand lors de chaque session. Matériel – Créer ou rassembler du matériel promotionnel CHARM-EU (par exemple, images, cartes, graphiques, bannières enroulables). – Élaborer des activités brise-glace ou des pistes de discussion informelles. – Organiser les aspects logistiques, tels que le transport du matériel, des décorations et des articles promotionnels. Promotion – Concevoir et diffuser du contenu promotionnel (affiches, e-mails, publications sur les réseaux sociaux). – Inviter les groupes cibles (étudiants, personnel et universitaires). – Collaborer avec l’équipe de communication locale pour élargir la portée de l’événement. | Membres de l'équipe CHARM-EU Personnel de la cantine Équipe de communication (locale) | Exemple d'annonce de HRW |
| 2 | PHASE DE MISE EN ŒUVRE Mise en place de l'événement – Arrivez en avance pour installer la table avec les décorations et le matériel promotionnel. – Veillez à ce que la table soit accueillante, accessible et visuellement attrayante. – Préparez une feuille de présence pour les participants et désignez une personne chargée de prendre des photos. de l’événement – Accueillez chaleureusement les visiteurs et présentez-leur les valeurs et les opportunités offertes par CHARM-EU. – Favorisez les conversations informelles en anglais (ou dans la langue locale, si nécessaire). – Utilisez les questions préparées pour encourager la discussion et répondre aux questions sur CHARM-EU. Bilan – Remerciez les participants et recueillez leurs commentaires sur leur expérience. – Notez les niveaux de participation et d’engagement à des fins d’évaluation. – Démontez le stand et rangez le matériel. | Équipe CHARM-EU Participants | Exemple de fiche d'information Exemple de signalétique Exemple de carte postale Exemple d'activité brise-glace n° 1 Exemple d'activité brise-glace n° 2 |
| 3 | PHASE POST-ÉVÉNEMENT Évaluation – Évaluer la fréquentation et mesurer le niveau de participation de CHARM-EU après l'événement. – Identifier les axes d'amélioration en s'appuyant sur les retours des équipes et des participants. Promotion des résultats – Partager les photos et les moments forts de l’événement sur les canaux institutionnels et ceux de CHARM-EU. – Rendre compte de l’impact de l’événement, notamment en termes de nouveaux participants ou d’intérêt suscité. Planifier les prochaines étapes – Tirer parti des enseignements tirés pour affiner les futurs événements. – Mettre à jour les supports et les processus afin d’améliorer l’engagement et l’efficacité. | Équipe CHARM-EU Équipe de communication (locale et CHARM-EU) |
