In 2023 startte de Ruhr West University of Applied Sciences (HRW) na afloop van een strategieworkshop een initiatief om de gemeenschapszin te versterken in haar kantine (Mensa). Tijdens de lunch worden voorbijgangers die nieuwsgierig zijn naar CHARM-EU uitgenodigd om op een informele manier de ins en outs van de Alliantie te ontdekken, zodat hun interesse om deel te nemen wordt gewekt.À table.
Lees meer
De CHARM-EU Cafeteria Table is een maandelijks evenement dat tot doel heeft de CHARM-EU-alliantie onder de aandacht te brengen, de samenwerking binnen de alliantie te stimuleren en netwerkmogelijkheden te creëren. Om het evenement succesvol te organiseren, is het daarom belangrijk om duidelijke doelen te stellen: het vergroten van het bewustzijn over de betrokkenheid van de eigen instelling bij CHARM-EU, het aantrekken van nieuwe deelnemers door middel van informele gesprekken, en het stimuleren van ongedwongen taaloefening door een toegankelijke omgeving te creëren voor gesprekken in het Engels – delingua francadie nodig is voor deelname aan CHARM-EU.
In het geval van HRW is het evenement gericht op docenten en administratief personeel, die meer te weten kunnen komen over de uitwisselingsmogelijkheden van CHARM-EU, en op studenten die baat zouden kunnen hebben bij de internationale programma’s van CHARM-EU. De ‘Cafeteria Table’ vindt plaats in de centrale universiteitskantine, duurt ongeveer een uur en sluit aan bij culturele feestdagen of internationale dagen, die als thematische uitgangspunten voor de discussies dienen. De sessie blijft echter flexibel: de vragen en interesses van de bezoekers bepalen de richting van het gesprek.
Uit ervaring blijkt dat promotie van cruciaal belang is om deelnemers aan te trekken. Een mogelijkheid is om het evenement onder de aandacht te brengen via campusdisplays, zoals digitale schermen en posters, en via interne kanalen zoals e-mail, nieuwsbrieven en websites; een andere mogelijkheid is het stimuleren van positieve mond-tot-mondreclame onder medewerkers en studenten. Het reserveren van een centrale plek in de kantine kan cruciaal zijn voor de zichtbaarheid, en materiaal zoals flyers, banners, QR-codes en CHARM-EU-merchandise kan helpen om de aandacht op de stand te vestigen. De aanwezigheid van lokale of bezoekende CHARM-EU-vertegenwoordigers zorgt er vervolgens voor dat de discussies gericht en informatief blijven.
Het is ook van cruciaal belang om het evenement inclusief en toegankelijk te maken. Dit kan worden bereikt door een gevarieerd aanbod aan maaltijden aan te bieden, gesprekken in de lokale taal toe te staan wanneer deelnemers moeite hebben met Engels, en een locatie voor de cafetaria te kiezen die voor alle potentiële bezoekers gemakkelijk te bereiken is.
Al met al biedt het organiseren van een CHARM-EU-cafetaria-tafel universiteiten een uitstekende gelegenheid om betrokkenheid te stimuleren, CHARM-EU-activiteiten onder de aandacht te brengen en een uitnodigende ruimte te creëren voor het oefenen van talen en informeel netwerken.
IS ER OOK IETS VOOR JOU? BEKIJK DEZE BRONNEN EENS!
Poster – Het opbouwen van gemeenschappen in CHARM-EU
Voorbeeld van een HRW-advertentie
Introductie van de tabel in de interne verspreidingsportfolio van CHARM-EU
WIL JE ZELF EEN CHARM-EU-TAFEL OPZETTEN? BEKIJK DAN ONZE HANDLEIDINGEN!
| Stap | Actie | Wie zou er bij betrokken moeten zijn? | CHARM-EU-handleidingen / Ondersteuning voor de |
|---|---|---|---|
| 1 | VOORBEREIDINGSFASE Planning – Kies data, tijden en toegankelijke locaties voor de evenementen die het aantal bezoekers maximaliseren. – Overleg met het kantinepersoneel om een prominente plek te reserveren en, indien van toepassing, eten en drinken te regelen. – Controleer of CHARM-EU-teamleden beschikbaar zijn om de stand tijdens elke sessie te bemannen. Materiaal – Maak of verzamel promotiemateriaal voor CHARM-EU (bijv. afbeeldingen, kaarten, grafieken, roll-ups). – Ontwikkel ijsbrekers of vragen voor informele discussies. – Regel logistieke zaken, zoals vervoer van materiaal, decoraties en promotieartikelen. Promotie – Ontwerp en verspreid promotiemateriaal (posters, e-mails, posts op sociale media). – Nodig doelgroepen uit (studenten, medewerkers en academici). – Werk samen met het lokale communicatieteam voor een bredere bereik. | Leden van het CHARM-EU-team , kantinepersoneel , communicatieteam (lokaal) | Voorbeeld van een HRW-advertentie |
| 2 | UITVOERINGSFASE Opbouw van het evenement – Kom op tijd om de tafel in te richten met decoraties en promotiemateriaal. – Zorg ervoor dat de tafel uitnodigend, toegankelijk en visueel aantrekkelijk is. – Zorg voor een presentielijst en wijs iemand aan om foto’s te maken. Evenement – Bezoekers hartelijk begroeten en hen kennis laten maken met de waarden en mogelijkheden van CHARM-EU. – Informele gesprekken in het Engels (of de lokale taal, indien nodig) faciliteren. – Gebruik voorbereide vragen om de discussie te stimuleren en vragen over CHARM-EU te beantwoorden. Afsluiting – Deelnemers bedanken en feedback over hun ervaring verzamelen. – De mate van deelname en betrokkenheid noteren voor evaluatie. – De tafel afbreken en het materiaal terugbrengen naar de opslag. | Deelnemers aan het CHARM-EU-team | Voorbeeld van een informatieblad Voorbeeld van bewegwijzering Voorbeeld van een ansichtkaart Voorbeeld 1 van een ijsbreker Voorbeeld van een ijsbreker 2 |
| 3 | FASE NA HET EVENEMENT Evaluatie – Beoordeel de bezoekersaantallen en breng de mate van CHARM-EU-deelname na het evenement in kaart. – Breng verbeterpunten in kaart op basis van feedback van het team en de deelnemers. Verspreiding van resultaten – Deel foto’s en hoogtepunten van het evenement via institutionele en CHARM-EU-kanalen. – Breng verslag uit over de impact van het evenement, inclusief nieuwe deelnemers of gegenereerde belangstelling. Plan de volgende stappen – Gebruik de geleerde lessen om toekomstige evenementen te verfijnen. – Werk materialen en processen bij om de betrokkenheid en effectiviteit te verbeteren. | CHARM-EU-team -communicatieteam (lokaal en CHARM-EU) |
