Im Jahr 2023 startete die Hochschule Ruhr West (HRW) im Anschluss an einen Strategie-Workshop eine Initiative zum Aufbau einer Gemeinschaft in ihrer Mensa. Zur Mittagszeit sind Passanten, die sich für CHARM-EU interessieren, eingeladen, in ungezwungener Atmosphäre mehr über die Allianz zu erfahren, um ihr Interesse an einer Teilnahme zu wecken.À table.
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Der „CHARM-EU Cafeteria Table“ ist eine monatliche Veranstaltung, die darauf abzielt, die CHARM-EU-Allianz zu präsentieren, die Zusammenarbeit innerhalb der Allianz zu fördern und Gelegenheiten zum Networking zu schaffen. Um die Veranstaltung erfolgreich zu organisieren, ist es daher wichtig, klare Ziele zu setzen: das Bewusstsein für das Engagement der jeweiligen Heimatinstitution bei CHARM-EU zu schärfen, neue Teilnehmer durch informelle Gespräche einzubinden und ungezwungene Sprachpraxis zu fördern, indem ein Umfeld geschaffen wird, das den Einstieg in Gespräche auf Englisch – der für die Teilnahme an CHARM-EU notwendigenLingua franca– erleichtert.
Im Falle von HRW richtet sich die Veranstaltung an Lehr- und Verwaltungspersonal, das sich über die Austauschmöglichkeiten von CHARM-EU informieren kann, sowie an Studierende, die von den internationalen Programmen profitieren könnten. Der „Cafeteria Table“ findet in der zentralen Universitätskantine statt, dauert etwa eine Stunde und ist an kulturelle Feiertage oder internationale Tage geknüpft, die als thematische Anknüpfungspunkte für die Diskussionen dienen. Die Veranstaltung ist jedoch flexibel gestaltet, wobei die Fragen und Interessen der Besucher den Gesprächsverlauf bestimmen.
Um Teilnehmer zu gewinnen, zeigen die Erfahrungen der Vergangenheit, dass Werbung entscheidend ist. Eine Möglichkeit besteht darin, die Veranstaltung auf Campus-Displays wie digitalen Bildschirmen und Plakaten sowie über interne Plattformen wie E-Mail, Newsletter und Websites zu bewerben; eine weitere ist es, positive Mundpropaganda unter Mitarbeitern und Studierenden zu generieren. Die Reservierung eines zentralen Platzes in der Mensa könnte sich als entscheidend für die Sichtbarkeit erweisen, und Materialien wie Flyer, Banner, QR-Codes und CHARM-EU-Fanartikel können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit auf den Stand zu lenken. Die Anwesenheit lokaler oder zu Besuch kommender CHARM-EU-Vertreter sorgt dann dafür, dass die Diskussionen zielgerichtet und informativ bleiben.
Es ist außerdem von entscheidender Bedeutung, die Veranstaltung inklusiv und barrierefrei zu gestalten. Dies lässt sich erreichen, indem man eine vielfältige Auswahl an Speisen anbietet, Gespräche in der Landessprache zulässt, wenn Teilnehmer Schwierigkeiten mit Englisch haben, und einen Veranstaltungsort wählt, der für alle potenziellen Teilnehmer leicht zu erreichen ist.
Insgesamt bietet die Ausrichtung eines CHARM-EU-Cafeteria-Tisches den Universitäten eine hervorragende Gelegenheit, das Engagement zu fördern, für die Aktivitäten von CHARM-EU zu werben und einen einladenden Raum für Sprachpraxis und informelles Networking zu schaffen.
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Poster – Aufbau von Gemeinschaften im Rahmen von CHARM-EU
Einführung der Tabelle im internen Verbreitungsportfolio von CHARM-EU
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| Schritt | Aktion | Wer sollte bei „ “ mitwirken? | CHARM-EU-Leitfäden / Unterstützung für „ “ |
|---|---|---|---|
| 1 | VORBEREITUNGSPHASE Planung – Wählen Sie Veranstaltungstermine, -zeiten und barrierefreie Veranstaltungsorte aus, um eine möglichst hohe Teilnehmerzahl zu erreichen. – Sprechen Sie sich mit dem Kantinenpersonal ab, um einen gut sichtbaren Platz und gegebenenfalls Verpflegungsmöglichkeiten zu reservieren. – Klären Sie die Verfügbarkeit der CHARM-EU-Teammitglieder, die den Stand während jeder Veranstaltung betreuen sollen. Materialien – Erstellen oder sammeln Sie CHARM-EU-Werbematerialien (z. B. Bilder, Karten, Grafiken, Roll-ups). – Entwickeln Sie Eisbrecher oder Anregungen für informelle Diskussionen. – Organisieren Sie logistische Belange wie den Transport von Materialien, Dekorationen und Werbeartikeln. Werbung – Entwerfen und verbreiten Sie Werbeinhalte (Plakate, E-Mails, Social-Media-Beiträge). – Laden Sie Zielgruppen (Studierende, Mitarbeiter und Wissenschaftler) ein. – Arbeiten Sie mit dem lokalen Kommunikationsteam zusammen, um eine breitere Reichweite zu erzielen. | Mitglieder des CHARM-EU-Teams , Kantinenpersonal , Kommunikationsteam (vor Ort) | Beispiel für eine HRW-Anzeige |
| 2 | UMSETZUNGSPHASE Vorbereitung der Veranstaltung – Kommen Sie frühzeitig, um den Tisch mit Dekorationen und Werbematerialien zu gestalten. – Sorgen Sie dafür, dass der Tisch einladend, gut zugänglich und optisch ansprechend gestaltet ist. – Bereiten Sie eine Anmeldeliste für die Teilnehmer vor und beauftragen Sie jemanden mit dem Fotografieren. Veranstaltungs – Begrüßen Sie die Besucher herzlich und stellen Sie ihnen die Werte und Möglichkeiten von CHARM-EU vor. – Fördern Sie informelle Gespräche auf Englisch (oder bei Bedarf in der Landessprache). – Nutzen Sie vorbereitete Gesprächsanregungen, um Diskussionen anzuregen und Fragen zu CHARM-EU zu beantworten. Abschluss – Danken Sie den Teilnehmern und sammeln Sie Feedback zu ihren Erfahrungen. – Notieren Sie sich den Grad der Teilnahme und des Engagements für die Auswertung. – Bauen Sie den Tisch ab und bringen Sie die Materialien zurück ins Lager. | Das CHARM-EU-Team -Teilnehmer | Beispiel für ein Informationsblatt Beispiel für eine Beschilderung Beispiel für eine Postkarte Beispiel für eine Kennenlernübung 1 Beispiel für eine Eisbrecher-Übung 2 |
| 3 | PHASE NACH DER VERANSTALTUNG Auswertung – Erfassung der Besucherzahlen und Ermittlung des Umfangs der CHARM-EU-Beteiligung im Anschluss an die Veranstaltung. – Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten auf Grundlage der Rückmeldungen des Teams und der Teilnehmer. Verbreitung der Ergebnisse – Veröffentlichung von Fotos und Höhepunkten der Veranstaltung auf den Kanälen der Einrichtung und von CHARM-EU. – Bericht über die Wirkung der Veranstaltung, einschließlich neuer Teilnehmer oder geweckter Interessen. Planung der nächsten Schritte – Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse zur Optimierung künftiger Veranstaltungen. – Aktualisierung von Materialien und Prozessen zur Verbesserung des Engagements und der Effektivität. | CHARM-EU-Team -Kommunikationsteam (lokal und CHARM-EU) |
