2023-ban egy stratégiai műhelymunka nyomán a Ruhr West Alkalmazott Tudományok Egyeteme (HRW) közösségépítő kezdeményezést indított az egyetemi étkezdéjében (Mensa). Ebédidőben a CHARM-EU iránt érdeklődő járókelőket meghívják, hogy kötetlen keretek között ismerjék meg a szövetség működését, és így felkeltsék érdeklődésüket a részvétel iránt.À table.
További információk
A CHARM-EU Cafeteria Table egy havi rendszerességgel megrendezett esemény, amelynek célja a CHARM-EU Szövetség bemutatása, az együttműködés előmozdítása a szövetség tagjai között, valamint hálózatépítési lehetőségek teremtése a szövetség keretein belül. A rendezvény sikeres megszervezéséhez ezért fontos egyértelmű célokat kitűzni: felhívni a figyelmet a saját intézmény CHARM-EU-ban való részvételére, informális beszélgetések révén új résztvevőket bevonni, valamint ösztönözni a kötetlen nyelvgyakorlást azáltal, hogy olyan környezetet teremtünk, ahol könnyen beléphetnek a résztvevők az angol nyelvű beszélgetésekbe – hiszen az angol a CHARM-EU-ban való részvételhez szükségesközös nyelv.
A HRW esetében a rendezvény célközönsége az oktatói és adminisztratív személyzet, akik így többet tudhatnak meg a CHARM-EU csereprogramjairól, valamint azok a hallgatók, akik részesülhetnek a szervezet nemzetközi programjaiból. A központi egyetemi menzán megrendezett „Cafeteria Table” körülbelül egy órán át tart, és kulturális ünnepekhez vagy nemzetközi napokhoz kapcsolódik, amelyek tematikus kiindulópontot nyújtanak a beszélgetésekhez. A rendezvény azonban rugalmasan alakul, a beszélgetés menetét a látogatók kérdései és érdeklődési köre határozza meg.
A résztvevők vonzása szempontjából a korábbi tapasztalatok azt mutatják, hogy a promóció kulcsfontosságú. Az egyik lehetőség az esemény hirdetése az egyetemi területen elhelyezett hirdetőfelületeken – például digitális képernyőkön és plakátokon –, valamint belső csatornákon, például e-mailben, hírlevelekben és weboldalakon keresztül; egy másik lehetőség pedig a pozitív szájreklám elősegítése a munkatársak és a hallgatók körében. A menza központi helyének lefoglalása döntő fontosságú lehet a láthatóság szempontjából, míg olyan anyagok, mint a szórólapok, transzparensek, QR-kódok és a CHARM-EU-s ajándéktárgyak segíthetnek felhívni a figyelmet az asztalra. A helyi vagy vendégként érkező CHARM-EU-képviselők jelenléte pedig biztosítja, hogy a beszélgetések célzottak és informatívak maradjanak.
Ugyancsak elengedhetetlen, hogy a rendezvény befogadó és akadálymentes legyen. Ezt úgy lehet elérni, hogy változatos ételkínálatot biztosítunk, lehetővé tesszük a helyi nyelven való beszélgetést azok számára, akiknek nehézségeik vannak az angol nyelvvel, valamint olyan helyszínt választunk az étkezőnek, amely fizikailag minden potenciális résztvevő számára könnyen megközelíthető.
Összességében elmondható, hogy a CHARM-EU „Cafeteria Table” rendezvényének megrendezése kiváló lehetőséget kínál az egyetemek számára a részvétel ösztönzésére, a CHARM-EU tevékenységeinek népszerűsítésére, valamint egy barátságos környezet megteremtésére a nyelvgyakorlás és az informális kapcsolatépítés számára.
NEKED IS VAN VALAMI? NÉZZ MEG EZEKET AZ FORRÁSOKAT!
Plakát – Közösségek építése a CHARM-EU keretében
A táblázat bemutatása a CHARM-EU belső terjesztési portfóliójában
SZERETNE MAGA IS LÉTREHOZNI EGY CHARM-EU-ASZTALT? OLVASSA EL ÚTMUTATÓINKAT!
| Lépés | Akció | Kinek érdemes részt vennie a „ ” programban? | CHARM-EU útmutatók / „ ” támogatás |
|---|---|---|---|
| 1 | ELŐKÉSZÍTÉSI SZAKASZ Tervezés – Válasszuk ki az esemény dátumait, időpontjait és olyan befogadó helyszíneket, amelyek maximalizálják a várható részvételi arányt. – Egyeztessünk az étkező személyzetével, hogy biztosítsunk egy jól látható helyet, és adott esetben étkezési lehetőségeket is. – Erősítsük meg, hogy a CHARM-EU csapat tagjai rendelkezésre állnak-e az asztal üzemeltetésére az egyes üléseken. Anyagok – Készítsünk vagy gyűjtsünk össze CHARM-EU promóciós anyagokat (pl. képek, térképek, ábrák, roll-upok). – Készítsen jégtörő feladatokat vagy témákat az informális beszélgetésekhez. – Gondoskodjon a logisztikai feladatokról, például az anyagok, dekorációk és ajándéktárgyak szállításáról. Promóció – Tervezzen és terjesszen promóciós tartalmakat (plakátok, e-mailek, közösségi média bejegyzések). – Hívja meg a célcsoportokat (hallgatók, munkatársak és oktatók). – Dolgozzon együtt a helyi kommunikációs csapattal a szélesebb körű elérhetőség érdekében. | A CHARM-EU csapat tagjai Az étkezde személyzete Kommunikációs csapat (helyi) | HRW hirdetéspélda |
| 2 | VÉGREHAJTÁSI SZAKASZ Az esemény előkészítése – Érkezz korán, hogy az asztalt díszekkel és promóciós anyagokkal berendezd. – Gondoskodj arról, hogy az asztal barátságos, könnyen megközelíthető és vizuálisan vonzó legyen. – Készíts elő egy résztvevői jelenléti ívet, és jelölj ki valakit a fényképezésre. – Üdvözölje melegen a látogatókat, és mutassa be nekik a CHARM-EU értékeit és lehetőségeit. – Segítse elő az informális beszélgetéseket angolul (vagy szükség esetén a helyi nyelven). – Használja az előre elkészített kérdéseket a beszélgetés ösztönzésére és a CHARM-EU-val kapcsolatos kérdések megválaszolására. Összegzés – Köszönje meg a résztvevőknek, és gyűjtsön visszajelzéseket az élményeikről. – Jegyezze fel a részvételi és bevonódási szintet az értékeléshez. – Szedje le az asztalt, és helyezze vissza az anyagokat a raktárba. | A CHARM-EU csapat tagjai Résztvevők | Információs lap példa Tábla példa Képeslap példa Jégtörő példa 1 Jégtörő példa 2 |
| 3 | AZ ESEMÉNY UTÁNI SZAKASZ Értékelés – Az eseményt követően értékelje a résztvevők számát és nyomon kövesse a CHARM-EU-ban való részvétel mértékét. – A csapat és a résztvevők visszajelzései alapján határozza meg a fejlesztésre szoruló területeket. Az eredmények népszerűsítése – Ossza meg az eseményről készült fotókat és a legfontosabb pillanatokat az intézményi és a CHARM-EU csatornákon. – Készítsen jelentést az esemény hatásáról, beleértve az új résztvevőket és a felkeltett érdeklődést. A következő lépések megtervezése – Használja fel a tanulságokat a jövőbeli események finomításához. – Frissítse az anyagokat és a folyamatokat az elkötelezettség és a hatékonyság javítása érdekében. | A CHARM-EU csapata Kommunikációs csapat (helyi és CHARM-EU) |
