En 2023, tras un taller estratégico, la Universidad de Ciencias Aplicadas del Ruhr Oeste (HRW) puso en marcha una iniciativa para fomentar el espíritu de comunidad en su comedor universitario (Mensa). A la hora del almuerzo, se invita a los transeúntes interesados en CHARM-EU a descubrir de manera informal los entresijos de la Alianza, con el fin de despertar su interés por participar.À table.
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La «Mesa de la cafetería de CHARM-EU» es un evento mensual diseñado para dar a conocer la Alianza CHARM-EU, fomentar la integración colaborativa entre sus miembros y crear oportunidades para establecer contactos dentro de la misma. Para organizar el evento con éxito, es importante, por tanto, establecer unos objetivos claros: dar a conocer la participación de la institución de origen en CHARM-EU, atraer a nuevos participantes a través de debates informales y fomentar la práctica informal del idioma facilitando un entorno de fácil acceso para mantener conversaciones en inglés, lalengua francanecesaria para participar en CHARM-EU.
En el caso de HRW, el evento está dirigido al personal docente y administrativo, que puede informarse mejor sobre las oportunidades de intercambio de CHARM-EU, así como a los estudiantes que podrían beneficiarse de sus programas internacionales. La «Mesa de la cafetería», que tiene lugar en el comedor central de la universidad, dura aproximadamente una hora y está vinculada a fiestas culturales o días internacionales, que sirven de punto de partida temático para los debates. No obstante, la sesión es flexible, y son las preguntas y los intereses de los asistentes los que marcan el rumbo de la conversación.
Para atraer a los participantes, la experiencia previa demuestra que la promoción es fundamental. Una opción es anunciar el evento en los soportes informativos del campus, como pantallas digitales y carteles, y a través de plataformas internas como el correo electrónico, los boletines informativos y las páginas web; otra es generar un boca a boca positivo entre el personal y los estudiantes. Reservar un lugar céntrico en la cafetería puede resultar crucial para la visibilidad, y materiales como folletos, pancartas, códigos QR y productos promocionales de CHARM-EU pueden ayudar a llamar la atención sobre la mesa. Contar con la presencia de representantes locales o visitantes de CHARM-EU garantizará, por tanto, que los debates se mantengan centrados y sean informativos.
También es fundamental que el evento sea inclusivo y accesible. Esto se puede conseguir ofreciendo una variada selección de opciones gastronómicas, permitiendo que las conversaciones se desarrollen en la lengua local cuando los participantes tengan dificultades con el inglés y eligiendo una cafetería a la que todos los posibles asistentes puedan llegar fácilmente.
En definitiva, organizar una mesa de cafetería de CHARM-EU supone una excelente oportunidad para que las universidades fomenten la participación, den a conocer las actividades de CHARM-EU y creen un espacio acogedor para la práctica de idiomas y el establecimiento de contactos de manera informal.
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Cartel – Creación de comunidades en CHARM-EU
Presentación de la tabla en la cartera de difusión interna de CHARM-EU
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| Paso | Acción | ¿Quién debería participar en « »? | Guías de CHARM-EU / Asistencia de |
|---|---|---|---|
| 1 | FASEDEPREPARACIÓN Planificación – Seleccionar las fechas, horarios y ubicaciones accesibles del evento que maximicen la asistencia potencial. – Coordinarse con el personal de la cantina para reservar un lugar destacado y, si procede, opciones de comida. – Confirmar la disponibilidad de los miembros del equipo de CHARM-EU para atender el stand durante cada sesión. Materiales – Crear o recopilar materiales promocionales de CHARM-EU (por ejemplo, imágenes, mapas, gráficos, roll-ups). – Desarrollar actividades para romper el hielo o temas de debate para conversaciones informales. – Organizar las necesidades logísticas, como el transporte de materiales, la decoración y el merchandising. Promoción – Diseñar y distribuir contenido promocional (carteles, correos electrónicos, publicaciones en redes sociales). – Invitar a los grupos destinatarios (estudiantes, personal y personal docente). – Colaborar con el equipo de comunicación local para lograr una mayor difusión. | Miembros del equipo de CHARM-EU Personal del comedor Equipo de comunicación (local) | Ejemplo de anuncio de HRW |
| 2 | FASE DE IMPLEMENTACIÓN Preparación del evento – Llega con antelación para montar la mesa con la decoración y el material promocional. – Asegúrate de que la mesa resulte acogedora, accesible y visualmente atractiva. – Prepara una hoja de registro de asistentes y designa a alguien para que haga fotos. del evento – Da una cálida bienvenida a los visitantes y preséntales los valores y las oportunidades de CHARM-EU. – Facilita conversaciones informales en inglés (o en el idioma local, si es necesario). – Utiliza las preguntas preparadas para fomentar el debate y responder a las preguntas sobre CHARM-EU. Cierre – Da las gracias a los asistentes y recaba comentarios sobre su experiencia. – Anota los niveles de participación e implicación para la evaluación. – Desmonta la mesa y devuelve los materiales al almacén. | Equipo de CHARM-EU: Participantes en el programa « » | Ejemplo de ficha informativa Ejemplo de señalización Ejemplo de postal Ejemplo de actividad para romper el hielo 1 Ejemplo de actividad para romper el hielo 2 |
| 3 | FASE POSTERIOR AL EVENTO Evaluación – Evaluar las cifras de asistencia y hacer un seguimiento de los niveles de participación de CHARM-EU tras el evento. – Identificar áreas de mejora basándose en las aportaciones del equipo y de los participantes. Promoción de los resultados – Compartir fotos y momentos destacados del evento en los canales institucionales y de CHARM-EU. – Informar sobre el impacto del evento, incluyendo los nuevos participantes o el interés generado. Planificar los próximos pasos – Aprovechar las lecciones aprendidas para perfeccionar futuros eventos. – Actualizar los materiales y procesos para mejorar la implicación y la eficacia. | Equipo de CHARM-EU Equipo de comunicación (local y de CHARM-EU) |
