En 2023, tras un taller estratégico, la Universidad de Ciencias Aplicadas del Ruhr Oeste (HRW) puso en marcha una iniciativa para fomentar el espíritu de comunidad en su comedor universitario (Mensa). A la hora del almuerzo, se invita a los transeúntes interesados en CHARM-EU a descubrir de manera informal los entresijos de la Alianza, con el fin de despertar su interés por participar.À table.
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La «Mesa de la cafetería de CHARM-EU» es un evento mensual diseñado para dar a conocer la Alianza CHARM-EU, fomentar la integración colaborativa entre sus miembros y crear oportunidades para establecer contactos dentro de la misma. Para organizar el evento con éxito, es importante, por tanto, establecer objetivos claros: dar a conocer la participación de la institución de origen en CHARM-EU, atraer a nuevos participantes a través de debates informales y fomentar la práctica informal del idioma facilitando un entorno de fácil acceso para mantener conversaciones en inglés, lalengua francanecesaria para participar en CHARM-EU.
En el caso de HRW, el evento está dirigido al personal docente y administrativo, que puede obtener más información sobre las oportunidades de intercambio de CHARM-EU, así como a los estudiantes que podrían beneficiarse de sus programas internacionales. La «Mesa de la Cafetería», que se celebra en el comedor central de la universidad, tiene una duración aproximada de una hora y está vinculada a fiestas culturales o jornadas internacionales, que sirven de punto de partida temático para los debates. No obstante, la sesión se mantiene flexible, y son las preguntas y los intereses de los asistentes los que guían la conversación.
Para atraer a los participantes, la experiencia previa demuestra que la promoción es clave. Una opción es anunciar el evento en los soportes informativos del campus, como pantallas digitales y carteles, y a través de plataformas internas como el correo electrónico, los boletines informativos y las páginas web; otra es generar un boca a boca positivo entre el personal y los estudiantes. Reservar un lugar céntrico en la cafetería puede resultar crucial para la visibilidad, y materiales como folletos, pancartas, códigos QR y productos promocionales de CHARM-EU pueden ayudar a llamar la atención sobre la mesa. Contar con la presencia de representantes locales o visitantes de CHARM-EU garantizará que los debates se mantengan centrados y sean informativos.
También es fundamental que el evento sea inclusivo y accesible. Esto se puede lograr ofreciendo una variada selección de opciones gastronómicas, permitiendo que las conversaciones se desarrollen en el idioma local cuando los participantes tengan dificultades con el inglés y eligiendo una cafetería a la que todos los posibles asistentes puedan llegar fácilmente.
En definitiva, organizar una «mesa de cafetería» de CHARM-EU supone una excelente oportunidad para que las universidades fomenten la participación, den a conocer las actividades de CHARM-EU y creen un espacio acogedor para la práctica de idiomas y el establecimiento de contactos de manera informal.
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Cartel – Creación de comunidades en CHARM-EU
Presentación de la tabla en la cartera de difusión interna de CHARM-EU
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| Paso | Acción | ¿Quién debería participar en « »? | Guías de CHARM-EU / Asistencia de |
|---|---|---|---|
| 1 | FASEDEPREPARACIÓN Planificación – Seleccionar las fechas, horarios y ubicaciones inclusivas de los eventos que maximicen la asistencia potencial. – Coordinarse con el personal de la cantina para reservar un lugar destacado y, si procede, opciones de comida. – Confirmar la disponibilidad de los miembros del equipo de CHARM-EU para atender el stand durante cada sesión. Materiales – Crear o recopilar materiales promocionales de CHARM-EU (por ejemplo, imágenes, mapas, gráficos, roll-ups). – Elaborar actividades para romper el hielo o temas de debate para conversaciones informales. – Organizar los aspectos logísticos, como el transporte de materiales, la decoración y el merchandising. Promoción – Diseñar y distribuir contenido promocional (carteles, correos electrónicos, publicaciones en redes sociales). – Invitar a los grupos destinatarios (estudiantes, personal y personal académico). – Colaborar con el equipo de comunicación local para lograr una mayor difusión. | Miembros del equipo de CHARM-EU Personal del comedor Equipo de comunicación (local) | Ejemplo de anuncio de HRW |
| 2 | FASE DE EJECUCIÓN Preparación del evento – Llega con antelación para montar la mesa con la decoración y el material promocional. – Asegúrate de que la mesa resulte acogedora, accesible y visualmente atractiva. – Prepara una hoja de registro de asistentes y designa a alguien para que haga fotos. del evento – Da una cálida bienvenida a los visitantes y preséntales los valores y las oportunidades de CHARM-EU. – Facilita conversaciones informales en inglés (o en el idioma local, si es necesario). – Utiliza las preguntas preparadas para fomentar el debate y responder a las preguntas sobre CHARM-EU. Cierre – Da las gracias a los asistentes y recoge sus comentarios sobre la experiencia. – Anota los niveles de participación e implicación para la evaluación. – Desmonta la mesa y devuelve los materiales al almacén. | Equipo de CHARM-EU: Participantes en el « » | Ejemplo de ficha informativa Ejemplo de señalización Ejemplo de postal Ejemplo de actividad para romper el hielo 1 Ejemplo de actividad para romper el hielo 2 |
| 3 | FASE POSTERIOR AL EVENTO Evaluación – Evaluar las cifras de asistencia y hacer un seguimiento de los niveles de participación de CHARM-EU tras el evento. – Identificar áreas de mejora basándose en las aportaciones del equipo y de los participantes. Promoción de los resultados – Compartir fotos y momentos destacados del evento en los canales institucionales y de CHARM-EU. – Informar sobre el impacto del evento, incluyendo los nuevos participantes o el interés generado. Planificar los próximos pasos – Aprovechar las lecciones aprendidas para perfeccionar futuros eventos. – Actualizar los materiales y procesos para mejorar la implicación y la eficacia. | Equipo de CHARM-EU Equipo de comunicación (local y de CHARM-EU) |
