År 2023, efter en strategisk workshop, inledde Ruhr West University of Applied Sciences (HRW) ett initiativ för att stärka gemenskapen i sin matsal (Mensa). Vid lunchtid bjuds förbipasserande som är nyfikna på CHARM-EU in att på ett informellt sätt lära sig mer om alliansen och därmed väcka deras intresse för att delta.À table.
Läs mer
CHARM-EU Cafeteria Table är ett månatligt evenemang som syftar till att lyfta fram CHARM-EU-alliansen, främja samarbete och integration inom alliansen samt skapa möjligheter till nätverkande. För att evenemanget ska bli lyckat är det därför viktigt att sätta upp tydliga mål: att öka medvetenheten om heminstitutionens engagemang i CHARM-EU, engagera nya deltagare genom informella diskussioner och uppmuntra till avslappnad språkträning genom att skapa en miljö med låga trösklar för samtal på engelska – detgemensamma språksom krävs för deltagande i CHARM-EU.
När det gäller HRW riktar sig evenemanget till undervisnings- och administrativ personal, som kan lära sig mer om CHARM-EU:s utbytesmöjligheter, samt till studenter som kan ha nytta av dess internationella program. ”Cafeteria Table” hålls i universitetets centrala matsal, pågår i ungefär en timme och kopplas till kulturella helgdagar eller internationella dagar, som utgör tematiska utgångspunkter för diskussionerna. Samtalet är dock flexibelt och styrs av besökarnas frågor och intressen.
Erfarenheter visar att marknadsföring är avgörande för att locka deltagare. Ett alternativ är att annonsera evenemanget på campus, till exempel via digitala skärmar och affischer, samt genom interna kanaler som e-post, nyhetsbrev och webbplatser; ett annat är att skapa positivt ryktesspridning bland personal och studenter. Att reservera en central plats i cafeterian kan visa sig avgörande för synligheten, och material som flygblad, banderoller, QR-koder och CHARM-EU-merchandise kan bidra till att dra uppmärksamheten till bordet. Att ha lokala eller besökande CHARM-EU-representanter på plats kommer då att säkerställa att diskussionerna förblir fokuserade och informativa.
Det är också avgörande att evenemanget är inkluderande och tillgängligt. Detta kan uppnås genom att erbjuda ett varierat utbud av matalternativ, tillåta samtal på det lokala språket när deltagarna har svårt för engelska samt välja en cafeteria som är lätt att ta sig till för alla potentiella deltagare.
Sammantaget utgör arrangemanget av ett CHARM-EU-cafeteriabord ett utmärkt tillfälle för universiteten att uppmuntra deltagande, lyfta fram CHARM-EU:s verksamhet och skapa en välkomnande miljö för språkövning och informellt nätverkande.
NÅGOT FÖR DIG OCKSÅ? TA EN TITT PÅ DESSA RESURSER!
Affisch – Att bygga gemenskaper inom CHARM-EU
Presentation av tabellen i CHARM-EU:s interna spridningsportfölj
VILL DU SJÄLV STÄLLA FRAM ETT CHARM-EU-BORD? KOLLA IN VÅRA GUIDER!
| Steg | Åtgärd | Vem bör vara inblandad? | CHARM-EU-guider / Stöd för |
|---|---|---|---|
| 1 | FÖRBEREDELSEFASEN Planering – Välj datum, tider och tillgängliga platser för evenemangen som maximerar den potentiella deltagarantalet. – Samordna med kantinpersonalen för att boka en framträdande plats och, i förekommande fall, matalternativ. – Bekräfta tillgängligheten hos CHARM-EU-teammedlemmar som ska bemanna bordet under varje session. Material – Skapa eller samla in CHARM-EU-marknadsföringsmaterial (t.ex. bilder, kartor, diagram, roll-ups). – Ta fram isbrytare eller frågor för informella diskussioner. – Organisera logistiska behov, såsom transport av material, dekorationer och merchandise. Marknadsföring – Utforma och distribuera marknadsföringsinnehåll (affischer, e-postmeddelanden, inlägg på sociala medier). – Bjud in målgrupper (studenter, personal och akademiker). – Samarbeta med det lokala kommunikationsteamet för att nå ut till en bredare publik. | Medlemmar i CHARM-EU-teamet Personal i matsalen Kommunikationsteamet (lokalt) | Exempel på HRW-annons |
| 2 | GENOMFÖRANDEFAS Förberedelser inför evenemanget – Kom i god tid för att duka upp bordet med dekorationer och reklammaterial. – Se till att bordet är inbjudande, lättillgängligt och visuellt tilltalande. – Förbered en närvarolista och utse någon som ska ta foton. under evenemanget – Hälsa besökarna varmt välkomna och presentera CHARM-EU:s värderingar och möjligheter. – Underlätta informella samtal på engelska (eller det lokala språket, om det behövs). – Använd förberedda frågor för att uppmuntra diskussion och svara på frågor om CHARM-EU. Avslutning – Tacka deltagarna och samla in feedback om deras upplevelse. – Notera deltagande- och engagemangsnivåer för utvärdering. – Plocka ner bordet och lägg tillbaka materialet i förrådet. | CHARM-EU-teamet Deltagare | Exempel på informationsblad Exempel på skyltning Exempel på vykort Exempel på isbrytare 1 Exempel på isbrytare 2 |
| 3 | FASEN EFTER EVENEMANGET Utvärdering – Utvärdera deltagarantalet och kartlägga graden av CHARM-EU-deltagande efter evenemanget. – Identifiera förbättringsområden utifrån synpunkter från teamet och deltagarna. Spridning av resultat – Dela bilder och höjdpunkter från evenemanget via institutionella kanaler och CHARM-EU:s kanaler. – Rapportera om evenemangets genomslag, inklusive nya deltagare eller det intresse som väckts. Planera för nästa steg – Använd lärdomarna för att förfina framtida evenemang. – Uppdatera material och processer för att förbättra engagemanget och effektiviteten. | CHARM-EU-teamet Kommunikationsteamet (lokalt och CHARM-EU) |
