L'article original est disponible sur le site web de l'université d'Utrecht.
Expériences innovantes
CHARM-EU est une alliance universitaire européenne regroupant neuf établissements d’enseignement supérieur, dont l’UU. CHARM-EU sert de laboratoire d’expérimentation pour les innovations et les changements institutionnels, et peut constituer un environnement permettant de tester à petite échelle des innovations informatiques avant leur déploiement à l’échelle de l’ensemble de l’UU. À l’inverse, CHARM-EU peut tirer parti de la capacité d’innovation et de l’expertise de l’UU. La collaboration entre l’ITS et CHARM-EU a déjà donné lieu à un certain nombre de résultats concrets.
Parcours de l'étudiant tracé
Le programme phare de CHARM-EU est le master «Global Challenges for Sustainability» (Défis mondiauxpourle développement durable). Dans le cadre de ce tout premier programme de master européen à diplôme conjoint, les étudiants s’inscrivent simultanément dans cinq universités et suivent un enseignement hybride associé à une recherche axée sur des défis concrets et transdisciplinaire. Les étudiants et les enseignants sont donc répartis sur plusieurs sites. Mais à quoi ressemble l’infrastructure informatique qui soutient ce programme ? Et quelles sont les expériences des étudiants ?
En collaboration avec l’ITS, CHARM-EU a dressé un tableau complet du parcours des étudiants. Il s’agit d’une vue d’ensemble qui présente ce que vivent les étudiants en master de CHARM-EU tout au long de leur cursus, et qui aborde le sujet sous quatre angles différents : l’organisation, les processus, les candidatures et l’information. Cette vue d’ensemble met également en évidence les goulots d’étranglement. Pour l’ITS, cela a été l’occasion de constater à quel point une telle vue d’ensemble peut être utile.
En cartographiant le parcours des étudiants, on peut aborder de manière objective les goulots d’étranglement et les propositions d’amélioration. C’est pourquoi le service informatique (ITS) a également créé un parcours type pour un étudiant en licence à l’Université d’Utrecht. « Nous avons affiché ce parcours sur le mur de notre bureau », explique Ecca Berhitu. « C’est assez impressionnant et cela montre bien à quel point tout cela est complexe. Nous allons également réaliser des schémas d’autres parcours étudiants que nous accompagnons au sein de l’UU. »
Mise en place d'un nouvel outil de gestion de portefeuille
La mise en place d’eJournal, un nouvel outil dédié aux portfolios numériques, constitue un autre exemple de collaboration fructueuse entre l’ITS et CHARM-EU. Dans le programme de master de CHARM-EU, l’évaluation par le biais des travaux réalisés dans les portfolios joue un rôle prépondérant : les étudiants sont évalués sur la base des travaux figurant dans leurs portfolios. CHARM-EU a ainsi pu profiter d’un appel d’offres lancé par l’ITS pour l’acquisition d’un nouvel outil. Le programme de master « Global Challenges for Sustainability » a servi de projet pilote à l’UU et a été le premier à adopter eJournal. CHARM-EU partage désormais son expérience avec les programmes de formation de l’UU qui souhaitent eux aussi se mettre à utiliser eJournal.
Analyse de l'architecture informatique
CHARM-EU s'appuie sur une vision à long terme pour définir sa structure informatique, ce qui représente un véritable défi. En effet, les précédentes séances d'état des lieux n'ont pas permis d'approfondir suffisamment la question. Ecca Berhitu a proposé une nouvelle idée : une analyse « Fit-gap » pour CHARM-EU. En collaboration avec sa collègue Carolina Nijenhuis, il a mené une enquête approfondie afin de déterminer dans quelle mesure les infrastructures actuelles répondent aux besoins. Dans ce cadre, ils ont examiné l’organisation, les processus, les informations et la technologie du programme de master CHARM-EU. Par exemple, comment fonctionnent les systèmes d’inscription, d’enseignement et de certification ? Sont-ils adaptés, inadaptés, voire trop complexes ? L’objectif est d’obtenir une vue d’ensemble visuelle permettant d’identifier immédiatement les possibilités d’amélioration. Ecca explique : « Il s’agit véritablement d’une nouvelle approche. En général, nous ne prenons pas le temps d’évaluer ces infrastructures de manière aussi approfondie. Si cela fonctionne chez CHARM-EU, nous examinerons si nous pouvons ou non étendre cette démarche à l’ensemble de l’UU. »
Expérimenter en toute sécurité
CHARM-EU est, par définition, un environnement innovant. Janina van Hees, responsable du lot de travail « Stratégie informatique » de CHARM-EU pour le compte de l’UU, déclare : « Un tel environnement est précieux pour l’UU, car il permet d’expérimenter en toute sécurité et à petite échelle. L’innovation peut s’avérer délicate et prendre du temps, mais elle permet à terme d’améliorer vos processus. Pour l’UU, c’est un grand avantage de pouvoir se dire : « Essayons simplement cela chez CHARM-EU. » C’est une collaboration dont les deux parties tirent profit. »
Les préparatifs d'une prochaine expérience sont déjà en cours. Des experts de l'UU spécialisés dans la gestion des identités et des accès étudient actuellement si les membres du personnel des neuf institutions partenaires de CHARM-EU peuvent ou non utiliser les services informatiques les uns des autres.