Originalartikeln finns på Utrechtuniversitetets webbplats.
Innovativa experiment
CHARM-EU är en europeisk universitetsallians bestående av nio högskolor, däribland UU. CHARM-EU fungerar som en testmiljö för innovationer och organisatoriska förändringar och kan utgöra en miljö där IT-innovationer kan testas i liten skala innan de införs på hela UU. Omvänt kan CHARM-EU dra nytta av UU:s innovationskraft och expertis. Samarbetet mellan ITS och CHARM-EU har redan gett ett antal konkreta resultat.
En översikt över studentens resa
CHARM-EU:s viktigaste flaggskepp är masterprogrammet”Global Challenges for Sustainability”. I detta allra första gemensamma europeiska masterprogram skriver sig studenterna samtidigt in vid fem universitet inom ramen för en hybridundervisning som är kopplad till utmaningsinriktad och tvärvetenskaplig forskning. Det innebär att studenter och lärare är utspridda över flera orter. Men hur ser den stödjande IT-infrastrukturen ut? Och vilka erfarenheter har studenterna?
I samarbete med ITS har CHARM-EU kartlagt studenternas väg genom utbildningen i sin helhet. Det här är en översikt som visar vad CHARM-EU:s masterstudenter upplever under sina utbildningsprogram, och den belyser allt ur fyra olika perspektiv: organisationen, processerna, ansökningarna och informationen. I översikten markeras även flaskhalsar. För ITS var detta ett bra sätt att se hur värdefull en sådan översikt kan vara.
Genom att kartlägga studentresan kan man på ett objektivt sätt belysa flaskhalsar och föreslå förbättringar. Därför har ITS även tagit fram en studentresa för en kandidatstudent vid Utrechtuniversitetet. ”Vi har hängt upp studentresan på väggen i vårt kontor”, säger Ecca Berhitu. ”Den är ganska imponerande och visar tydligt hur komplicerat allt är. Vi kommer också att ta fram diagram över andra studentresor som vi stödjer inom UU.”
Införande av ett nytt portföljverktyg
Ett annat exempel på ett framgångsrikt samarbete mellan ITS och CHARM-EU är införandet av eJournal som ett nytt verktyg för e-portföljer. I CHARM-EU:s masterprogram spelar programrelaterad bedömning en stor roll: studenterna bedöms utifrån uppgifterna i sina portföljer. CHARM-EU kunde dra nytta av en upphandling som ITS genomförde för inköp av ett nytt verktyg. Masterprogrammet ”Global Challenges for Sustainability” blev UU:s pilotprojekt och var det första att övergå till eJournal. CHARM-EU delar nu med sig av sina erfarenheter till UU:s utbildningsprogram som också vill börja arbeta med eJournal.
Analys av IT-arkitekturen
CHARM-EU arbetar med en långsiktig vision för att utforma IT-strukturen, och det är en stor utmaning. Anledningen är att tidigare kartläggningar inte var tillräckligt djupgående. Ecca Berhitu kom på en ny idé: en Fit-gap-analys för CHARM-EU. Tillsammans med kollegan Carolina Nijenhuis genomförde han en omfattande undersökning för att ta reda på i vilken utsträckning de nuvarande resurserna motsvarar behoven. I den granskade de organisationen, processerna, informationen och tekniken inom CHARM-EU:s masterprogram. Hur fungerar till exempel systemen för anmälan, utbildning och certifiering? Är de lämpliga, olämpliga eller kanske till och med för omfattande? Målet är en visuell översikt där man omedelbart ser var förbättringar är möjliga. Ecca säger: ”Det här är verkligen ett nytt tillvägagångssätt. Vi brukar inte ta oss tid att utvärdera sådana resurser så grundligt. Om detta fungerar vid CHARM-EU kommer vi att undersöka om vi kan tillämpa detta i större utsträckning vid UU.”
Att experimentera på ett säkert sätt
CHARM-EU är per definition en innovativ miljö. Janina van Hees, som på UU:s vägnar ansvarar för arbetspaketet ”IT-strategi” inom CHARM-EU, säger: ”En sådan miljö är värdefull för UU för att kunna experimentera på ett säkert sätt och i liten skala. Innovation kan vara knepigt och tidskrävande, men det kommer i slutändan att förbättra processen. För UU är det en stor fördel att vi kan säga: ’Låt oss bara testa det på CHARM-EU.’ Det är ett samarbete där båda parter vinner.”
Planer för nästa experiment är redan på gång. Experter vid UU inom området identitets- och åtkomsthantering undersöker om personalen vid de nio partnerinstitutionerna inom CHARM-EU kan använda varandras IT-tjänster.